Dialogsamtale med Arbeidstilsynet
Torsdag 15.desember holdt vi digitalt webinar i samarbeid med Arbeidstilsynet der deltakerne hadde mulighet til å stille spørsmål underveis.
Et relevant webinar der Arbeidstilsynet snakket om bakgrunnen for løsningen og hvordan den fungerer hos dem, om samarbeidet mellom Arbeidstilsynet og Byggesøknaden og forklarte vanlige feil/mangler etter tilsyn. Det er ingen tvil om at søknaden om samtykke til Arbeidstilsynet digitalt har gitt en bedre arbeidsflyt for flere og det er heller ingen hemmelighet at dette har gjort flere prosesser raskere. Byggesøknaden er derfor veldig glade for å ha et samarbeid med Arbeidstilsynet og i tillegg dele dette med våre kunder. Flere av spørsmålene som kom inn underveis ser vi på som relevant å dele her med dere.
Se hele opptaket fra webinaret her:
Spørsmål fra webinaret
Hvorfor varierer antall spørsmål i egenerklæringen?
Det er flere som lurte på hvorfor Arbeidstilsynet varierer antall spørsmål i egenerklæringen og svaret på dette er at dette varierer i forhold til tiltakstyper. For eksempel hvis det gjelder fasadeendring er det ikke noe poeng i å ha alle spørsmålene. Variasjonen av antall spørsmål varieres på om det er av relevans eller ikke. I noen tilfeller legges alle spørsmål ved fordi Arbeidstilsynet trenger et bredere perspektiv på egenerklæringen, dette gjelder typisk for nytt bygg og bruksendring der alle spørsmål må besvares.
Hvordan behandles saker som er utenom standard A4-saker?
Det du besvarer i sjekklisten vil Arbeidstilsynet uansett motta. Det er derfor viktig at dere svarer i forhold til hjelpetekstene som er lagt inn ved skjemaet. Hvis søknaden ligger utenfor standard A4-saker er det anbefalt å svare ærlig. Dette kan ta litt lengre tid ettersom at søknaden ikke får et automatisk samtykke og må gjennom en saksbehandler før søknaden er godkjent.
Hvor mye stoler systemet på våre utfordringer?
Det er opp til hver enkelt å gjøre egne vurderinger på hva som legges ved av dokumentasjon, men som nevnt ovenfor blir det utført en etter-kontroll av en saksbehandler etter automatisk samtykke. Dersom det oppstår avvik rettes dette opp ganske fort, og systemet har generelt ingen forhold til hva som inneholdes i dokumentasjonen. Derfor utføres det en etter-kontroll av Arbeidstilsynet. I noen tilfeller kan det for eksempel være en usikker der du ikke vet om du skal svare ja eller nei i skjemaet, men dette kan tas under vurdering og det er selvfølgelig mulig for samtykke uansett. Det vil bare ta lengre tid med manuell behandling av søknaden.
Når du bruker Byggesøknaden kan du enten velge “ja” eller “nei” på den preakspeterte løsningen. Du får et varsel fra Byggesøknaden om at det går til manuell behandling dersom du ikke har huket av det automatikken forventer at du skal huke av på.
Må man dokumentere alle punkter? Og hvorfor er løsningen så streng?
Det er obligatorisk å legge ved dokumentasjon ved innsending av søknad om samtykke til Arbeidstilsynet. Dette er blitt satt fokus på slik at søker ikke glemmer å legge ved dokumentasjonen.
Byggesøknaden har lagt opp til et egenerklæringsskjema der du får grønt om du har huket av på det du skal svare på / eller legge ved av dokumentasjon. Det er ikke gitt at du da får et automatisk samtykke, men det gir en viss anelse på hva som kreves fra deg.
Løsningen er heller ikke noe mer streng i dag enn tidligere, men for å oppfylle et automatisk samtykke, så er det visse krav som må oppfylles slik at det går raskt og effektivt. Dette er for å sikre riktig dokumentasjon og at den preaktive løsningen skjønner hva som er “godt nok”.
Kan man ha et og samme vedlegg som svar på alle punktene om dokumentasjon?
Så lenge vedlegget inneholder alt Arbeidstilsynet trenger for å vurdere søknaden er det mulig. Samtidig vil ikke Arbeidstilsynet anbefale å ha alt sammen i et vedlegg da det kan bli mindre oversiktlig for dem. I Byggesøknaden finner du vedleggene gruppert som gjør det enklere for deg. Det er samme dokumentasjon som deles mellom Arbeidstilsynet og Byggesøknaden slik at det er fint om det legges ved oversiktlig. Til videre informasjon er det heller ikke noe form for størrelsesbegrensning på dokumentasjonen.
Hvis man krysser “nei” på oppfølgingsspørsmål, vil man fortsatt kunne få automatisk samtykke?
Søknaden sendes fortsatt inn og det er mulig å få et automatisk samtykke ved at det for eksempel ikke er et tema. På etter-kontroll kan det være Arbeidstilsynet ønsker å se nærmere på det.
Dersom man ved et punkt får varsel som sier manuell saksbehandling, må man fortsette å fylle ut erklæringen?
Alle søknader sendes inn og det er viktig å fylle ut egenerklæringen som gir en bedre dokumentasjon og innsyn slik at automatisk samtykke går raskere på etter-kontroll.
Får jeg vite før innsending om søknaden blir godkjent automatisk eller skal gå til manuell behandling?
Hvis du svarer positivt på alle spørsmål vil dette gi en automatisk godkjenning. Svarer du “nei”, så vil det gå til en manuell behandling. Er du kjent med egenerklæringen og svarer positivt på den vil det også stå grønt hos Byggesøknaden og det tar kun noen minutter før du får godkjent samtykke.
Hvordan kan tiltakshaver signere på søknaden?
Dette er foreløpig en manuell prosess. Tiltakshaver kan lage et eget dokument med en fysisk signatur og scanne over søknaden. Arbeidstilsynet nevnte i webinaret at dette vil digitaliseres etter hvert og at dette er noe de jobber med for å få på plass.
Det er tiltakshaver som er ansvarlig for søknaden, men i de aller fleste tilfeller er det ansvarlig søker som har tilgang til digital søknadsinnsending. Hvordan tilrettelegger dere for tiltakshavers involvering i løsningen?
Tiltakshaver kan opprette en gratis konto hos Byggesøknaden med organisasjonsnummer og rettigheter til å sende. Da kan ansvarlig søker forberede søknaden og tiltakshaver kan gå inn å sende den digitalt. Det aller enkleste er at man legger ved en erklæring der ansvarlig søker tegner på vegne av tiltakshaver og legger til bevis for at ansvarlig søker sender på vegne av tiltakshaver.
Vi takker for alle som deltok på webinaret og en spesiell takk til Arbeidstilsynet som stilte opp sammen med oss.
